De voordrachtscommissaris: een ‘evenwichtskunstenaar’

De voordrachtscommissaris

Er bestaan veel beelden over de voordrachtscommmissaris, die tot misverstanden kunnen leiden. De voordrachtscommissaris moet (als een ‘evenwichtskunstenaar’) behendig tussen soms tegenstrijdige verwachtingspatronen heen laveren.      

Misverstand 1: De voordrachtscommissaris behartigt de belangen van de partij door wie hij of zij is voorgedragen en kan daarom niet onafhankelijk opereren.

Een voordrachtscommissaris, die in de raad van toezicht vooral de spreekbuis is van de voordragende partij, zal niet serieus genomen worden en al gauw het vijfde wiel aan de wagen zijn.

Voorop staat in ons land dat de raad van toezicht zich in zijn geheel ‘dient te richten naar het belang van de gehele onderneming’.  Elke commissaris, ook de voordrachtscommissaris, moet zich ‘naar eer en geweten’ vrij voelen en in staat zijn om onafhankelijk te opereren: zonder last of ruggespraak. Omdat dit bij een voordracht niet altijd zo wordt ervaren – zowel door de raad van toezicht zelf, als door de groep, die de voordracht heeft gedaan – kan de voordrachtscommissaris voor lastige situaties komen te staan. Dit speelt des te meer in organisaties waar meerdere voordrachtscommissarissen zijn (bijvoorbeeld namens medewerkers en huurdersvereniging of cliëntenraad). De voordrachtscommissaris zal zorgvuldig moeten opereren en – in goed overleg met de overige leden van de raad van toezicht – hierin een duidelijke positie moeten kiezen.

Misverstand 2: Eenmaal voorgedragen en benoemd is de voordrachtscommissaris gewoon lid van de raad en niet meer specifiek aanspreekbaar voor de groepering die de voordracht heeft gedaan.

In de praktijk gebeurt het regelmatig, dat de voordrachtscommissaris na de benoeming niets meer van zich laat horen aan de voordragende partij. Het kan zijn dat de betreffende persoon (of de hele raad van toezicht) eigenlijk geen waarde hecht aan contact tussen ondernemingsraad en toezichthouders. Of misschien is het een ‘pro forma’-benoeming geweest. De raad van toezicht zelf of de directie/bestuur hebben een eigen kandidaat gezocht voor de vacature en de or heeft deze kandidaat ‘pro forma’ voorgedragen. “Omkatten” wordt dit wel oneerbiedig genoemd.

Noch de voordrachtscommissaris noch de or kan of hoeft de bijzondere positie van de voordrachtscommissaris te ontkennen. Van de voordrachtscommissaris mag worden verwacht oog te hebben voor de mogelijke inbreng van de voordragende partij. En de or kan zich wel degelijk tot de ‘eigen’ voordrachtscommissaris wenden; zeker als dit de enige toegang is tot de raad van toezicht. Sterker nog: iedereen heeft er baat bij als uitwisseling tussen voordrachtscommissaris – en liefst meerdere leden uit de raad van toezicht – en medezeggenschap normaal wordt: binnen duidelijke kaders en afspraken hierover.

Misverstand 3: De voordrachtscommissaris is degene die moet zorgen voor de contacten tussen raad van toezicht en de ondernemingsraad / cliëntenraad.

Ongetwijfeld speelt dit idee vaak een belangrijke rol bij zowel de raad van toezicht als de voordragende partij. Voor medezeggenschapsraden en cliëntenraden omdat deze persoon vaak degene is die zij ‘het beste’ (of misschien zelfs als enige) kennen; voor de raad van toezicht omdat er geen gebruiken of afspraken zijn over contacten en contactmomenten.

Het getuigt juist van een goede taakopvatting als de raad van toezicht mede put uit de inzichten en opvattingen van de verschillende geledingen in de organisatie, zoals medezeggenschap en/of cliëntenraad. Duidelijke afspraken hierover kunnen deze contacten transparant houden en inbedden in de werkzaamheden van de toezichthouder.  Het maken van dergelijke afspraken – en deze regelmatig weer tegen het licht te houden – vergt bovendien afwegingen bij verschillende partijen en zorgt daarmee voor duidelijkheid over en weer.

Misverstand 4: Een voordracht door een medezeggenschapsraad of cliëntenraad staat op gespannen voet met een keuze voor kwaliteit van de toezichthouder.

De talloze voorbeelden van zeer goed functionerende voordrachtscommissarissen van hoog niveau tonen aan dat dit idee geen hout snijdt. Bovendien is er juist een roep om meer diversiteit en het doorbreken van het smalle “ons kent ons” circuit waaruit veel toezichthouders nu worden gerekruteerd.

Voor de medezeggenschap is het zeker niet altijd gemakkelijk om een kwalitatief goede kandidaat te vinden, die in de raad van toezicht werkelijk toegevoegde waarde biedt, en deze met succes voor te dragen en benoemd te krijgen. Om dit te bereiken is het noodzakelijk tijdig het overleg hierover te starten, gebruik te maken van een duidelijk profiel en een transparante procedure. Dan kan er een uitkomst komen waarbij kwaliteit gewaarborgd is en er een goede inbedding ontstaat van de voordrachtscommissaris in het geheel van de raad van toezicht.